Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Le processus d’envoi de factures par EDI est souvent appelé « dématérialisation des factures ». La dématérialisation des factures est l’une des deux utilisations les plus fréquentes de l’EDI. De nombreux partenaires commerciaux n’exigent que la dématérialisation et les achats EDI comme transactions EDI obligatoires, en particulier lorsqu’ils traitent avec des petits fournisseurs.
Avantages de la dématérialisation des factures
Il existe de nombreuses explications quant aux origines et aux raisons de l’adoption de l’EDI, en particulier la dématérialisation des factures. Toutefois, l’un des principaux facteurs ayant motivé l’adoption de la dématérialisation des factures était la nécessité pour l’industrie automobile de mettre en œuvre un traitement des commandes et une gestion des stocks « juste à temps » pour rester compétitive. Avec la dématérialisation des factures, le processus de création et d’envoi d’une facture à un client devient automatisé et peut réduire considérablement les coûts par rapport aux systèmes basés sur le papier. Pour en savoir plus, consultez www.ediservices.com
Comment fonctionne la dématérialisation des factures?
Pour comprendre la dématérialisation des factures, considérez une transaction sur papier où vous recevez un bon de commande et générez à votre tour une facture pour les produits commandés :
Vous recevez un bon de commande imprimé
Vous expédiez les produits demandés et imprimez une facture
Vous envoyez la facture au client par US Mail
Le client reçoit les factures
Le plus grand défi d’un tel système manuel est celui du temps – plus précisément le temps perdu à attendre que les différentes étapes soient réalisées. Examinons maintenant le même processus dans un environnement de dématérialisation des factures :
Votre client vous envoie un bon de commande EDI
Votre logiciel EDI envoie instantanément le bon de commande EDI dans votre système ERP
Vous expédiez les produits et générez une facture
Votre logiciel EDI prend la facture ERP et crée une transaction de dématérialisation des factures
La facture EDI est envoyée à votre client
Comme vous pouvez le constater, le processus est presque identique, le principal avantage de la dématérialisation des factures étant le gain de temps qu’elle permet. L’ensemble du cycle de la commande à la dématérialisation des factures peut avoir lieu en quelques secondes seulement.
Facturation et retournement des documents EDI
Dans de nombreux cas, les fabricants savent que les transactions qu’ils reçoivent de clients spécifiques seront toujours facturées en totalité. Ce qui signifie que la transaction de dématérialisation des factures sera identique au bon de commande, sans aucune livraison partielle. Dans de tels cas, il est souvent utile de créer ce que l’on appelle un « doc-turn ». Un « doc-turn » est simplement un processus dans votre logiciel EDI qui prend un bon de commande, génère une transaction de dématérialisation des factures et envoie immédiatement la facture de dématérialisation des factures au client. Ce qui permet de gagner du temps dans le processus.
La dématérialisation des factures pour votre entreprise
Presque tous les logiciels EDI disponibles peuvent effectuer la dématérialisation des factures. Le défi consiste toutefois à s’assurer que le logiciel que vous choisissez peut effectuer les transactions de dématérialisation des factures rapidement et sans problème. Lorsque vous choisissez votre logiciel pour la dématérialisation des factures, vous devez vous renseigner sur la capacité du logiciel à mettre en œuvre des fonctionnalités telles que Doc-Turns ou d’autres étapes d’automatisation qui rendraient le processus de dématérialisation des factures plus rapide et plus précis.
